Icon Icon Icon

Yêu Bản Thân

9 cách để trở nên năng suất hơn trong công việc

Cẩm nang làm việc hiệu quả cho các bạn trẻ mới bắt đầu sự nghiệp đây!

03/11/2021

Bạn có bao giờ cảm thấy rất bận rộn nhưng thực ra lại không hoàn thành quá nhiều công việc mỗi ngày? Đây là một hiện tượng thường thấy đối với các bạn trẻ mới bắt đầu công việc, vì có thể bạn mất quá nhiều thời gian cho một vài đầu việc trong ngày. Hoặc đơn giản là bạn mất tập trung và cố gắng đa nhiệm nhiều việc một lúc mà không thực sự hoàn thành những ưu tiên của mình.

Đây là 9 cách bạn có thể trở nên năng suất hơn mỗi ngày khi đi làm nhé!

1. Lên danh sách công việc ưu tiên mỗi ngày

Sự thực ra chúng ta sẽ không thể hoàn thành TẤT CẢ các công việc được giao trong một ngày làm việc. Sẽ có những công việc gấp cần được ưu tiên trước, hoặc những dự án lớn hơn cần nhiều thời gian và công sức của bạn.

Trước đây Châu đã chia sẻ về Urgent-Important Matrix là phương pháp ưu tiên công việc hiệu quả. Nếu mỗi ngày vào buổi sáng hoặc thậm chí là tối hôm trước, bạn có thể dành thời gian lên danh sách công việc ưu tiên, thì bạn sẽ tập trung được vào những công việc quan trọng hơn và làm việc năng suất hơn trong ngày.

2. Xây dựng thói quen bắt đầu ngày mới

Buổi sáng thường trôi qua rất nhanh vì bạn tốn thời gian đến công ty, ăn sáng, uống cà phê, nói chuyện với đồng nghiệp… trước khi bắt đầu làm việc. Hãy xây dựng một lịch trình rõ ràng hơn cho buổi sáng của bạn, và chỉ dành thời gian nhất định cho mỗi hoạt động để tối ưu hoá năng suất làm việc. Châu luôn cố gắng ăn sáng, uống cà phê, dọn dẹp góc làm việc trước 9h sáng để đúng 9h là mình có thể ngồi vào bàn làm việc và bắt tay vào làm luôn mà không bị phân tâm.

3. Time-batch (chia thời gian) cho hòm thư của bạn

Một trong những việc khiến chúng ta phân tâm nhất trong ngày đó chính là trả lời email. Nếu bạn liên tục dừng việc đang làm để trả lời email thì đến cuối ngày, bạn sẽ nhận ra mình chưa hoàn thành được những đầu việc quan trọng đã đề ra.

Châu thường hay giải quyết tất cả inbox trong buổi sáng khi bắt đầu làm việc, sau đó sẽ không nhìn đến hòm thư cho đến sau giờ ăn trưa chẳng hạn, để có sự tập trung tốt hơn. Hiện nay các dịch vụ mail như Google, Outlook đều có nhiều công cụ để bạn chia nhỏ hòm thư của mình theo dự án hoặc deadline khác nhau, bạn có thể thử nhé.

4. Kỹ thuật Pomodoro

Có lẽ nhiều bạn đã nghe về kỹ thuật Pomodoro để tăng năng suất làm việc rồi đúng không nào? Nguyên lý của Pomodoro khá đơn giản: vì não bộ của chúng ta chỉ có thể tập trung trong giới hạn nhất định, vì vậy hãy chia nhỏ ngày làm việc của bạn ra thành các khoảng nhỏ hơn để hoàn thành từng đầu việc.

Ví dụ, bạn đặt mục tiêu hoàn thành bản báo cáo sếp giao trong vòng 25 phút. Bạn đặt đồng hồ để làm duy nhất bản báo cáo này trong đúng 25 phút tiếp theo. Sau 25 phút này, bạn nghỉ 5-10 phút, sau đó làm tiếp trong 25 phút tiếp theo một đầu việc khác. Cứ như vậy bạn sẽ vừa có thời gian nghỉ ngơi trong ngày, vừa năng suất hơn trong việc hoàn thành công việc.

5. Tắt notifications từ điện thoại

Có bao giờ bạn đang làm việc thì bỗng nhìn thấy một tin nhắn trên Instagram, bạn cầm điện thoại lên xem thử và sau đó là mất 30 phút nghịch điện thoại mà không có mục đích gì cụ thể không? Điều này thực ra rất thường thấy, nhất là trong xã hội số ngày nay. Tin tốt là có nhiều app hoặc chế độ trong điện thoại hiện nay có thể block những notification này trong thời gian bạn chọn, để bạn tránh phân tâm trong khi làm việc.

6. Biết thời gian làm việc năng suất nhất của mình

Mỗi cá nhân đều có khoảng thời gian khác nhau trong ngày khi họ cảm thấy năng suất nhất. Nếu hiểu được điều này, bạn có thể sắp xếp ngày làm việc của mình một cách hiệu quả. Nếu bạn là người làm việc năng suất hơn vào buổi sáng, hãy tập trung làm tất cả những việc cần làm trong buổi sáng, và lên lịch họp hay trả lời email, tin nhắn vào buổi chiều, và ngược lại. Bạn cũng có thể để ý xem thời điểm nào trong ngày bạn ít năng suất nhất (ví dụ ngay sau khi ăn trưa) để tìm cách khắc phục điểm yếu này.

7. Đừng đa nhiệm

Tất nhiên sẽ có những người có thể đa nhiệm (multi-task) tốt hơn một số người khác, nhưng hầu hết chúng ta không phải là những sinh vật đa nhiệm. Đa nhiệm thực ra là một sự mất tập trung cho não bộ và là lí do chính tại sao chúng ta luôn cảm thấy bận rộn mà lại không đạt được mục tiêu đề ra. Vì vậy phương pháp Pomodoro được nhắc đến ở trên rất hữu ích để bạn tập trung hoàn thành từng công việc một lúc.

8. Chia sẻ mục tiêu với đồng nghiệp 

Nghiên cứu chỉ ra rằng nếu bạn chia sẻ mục tiêu với đồng nghiệp của mình, bạn sẽ cảm thấy có trách nhiệm hoàn thành nó hơn. Môi trường công sở luôn khuyến khích sự phối hợp giữa nhân viên để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Đừng chăm chú vào mỗi việc của mình mà hãy coi đó là một phần của dự án lớn hơn của cả team, như vậy bạn sẽ có ý thức hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

9. Biết cách nói “Không”

Đây là một kỹ năng mà khi mới đi làm, chúng ta sẽ chưa hề biết tới. Khi bạn đã có 10 thứ cần hoàn thành một lúc, nhận thêm deadline từ sếp hay đồng nghiệp sẽ chỉ làm giảm năng suất và trì hoãn 10 thứ bạn đáng ra phải hoàn thành. Hãy biết cách nói không hoặc biết cách chia sẻ công việc với đồng nghiệp để giúp chính bạn năng suất hơn trong công việc.

CHIA SẺ BÀI VIẾT!

Icon Icon Icon

Có thể bạn cũng thích

BÌNH LUẬN BÀI VIẾT
ĐỂ LẠI BÌNH LUẬN

Nội dung bình luận *

Tên của bạn *

Địa chỉ email *

...
               
Đăng ký email để nhận sách nói "Chúng Ta Sống Vì Điều Gì" miễn phí!