The Urgent-Important Matrix: phương pháp ưu tiên công việc hiệu quả

Có bao giờ mọi người cảm thấy quá nhiều việc cần phải giải quyết mà không đủ thời gian? Châu không chỉ nói về công việc nhé, mà cả những trách nhiệm hàng ngày trong cuộc sống như chăm sóc sức khoẻ, nấu ăn, dọn nhà, tắm cho choá chẳng hạn. Danh sách to-do cứ ngày một dài thêm mà chúng ta thì cảm thấy burn-out đến độ không muốn làm gì nữa.

*Burn-out: Hội chứng gây ra bởi căng thẳng mãn tính không kiểm soát được.

Gần đây Châu có đọc về một phương thức sắp xếp công việc có tên là The Urgent Important Matrix muốn chia sẻ với mọi người! Hi vọng phương pháp này có thể giúp bạn làm việc và sắp xếp cuộc sống hiệu quả hơn, giảm bớt căng thẳng và nâng cao năng suất làm việc nha.

Đây là matrix 2×2 đơn giản để bạn có thể phân chia những việc phải làm ra thành 4 nhóm:

• Urgent and Important (gấp và quan trọng):  đây là nhóm công việc phải làm luôn và ngay.
• Urgent and Not Important (gấp nhưng không quan trọng): giao việc cho người khác làm nếu có thể.
• Not Urgent and Important (không gấp nhưng quan trọng): lên kế hoạch làm những việc này trong  tương lai gần.
• Not Urgent and Not Important (không gấp và không quan trọng):  bỏ bớt những việc này ra khỏi danh sách việc cần làm.

Làm sao để phân chia công việc theo 4 nhóm? 

Cụ thể hơn, để nhìn rõ được task nào nên cho vào ô nào trong matrix này, bạn có thể tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

• Những việc gì phải làm xong TRONG HÔM NAY? Khi bạn đang bận rộn và mệt mỏi, hãy bỏ qua những deadline đang đến trong tuần sau hay trong tháng này. Chỉ tập trung vào những công việc tuyệt đối phải làm trong hôm nay và ngay lập tức bắt tay vào việc. Đây chính là nhóm việc gấp và quan trọng.
• Những việc nào thực sự quan trọng? Chúng ta thường cảm thấy công việc nào trong to-do list của mình cũng quan trọng cả. Tuy nhiên thực tế có thể không phải như vậy. Để nhìn rõ rằng nhóm việc nào thực sự quan trọng, hãy nghĩ đến hậu quả nếu bạn không hoàn thành nó. Sếp sẽ mắng bạn? Khách hàng sẽ huỷ hợp đồng? Dự án bị trễ hạn? Sức khoẻ bạn có bị ảnh hưởng nếu không đi khám sớm? Lần lượt bạn sẽ đánh giá được công việc nào quan trọng và có ý nghĩa hơn. Sau đó, tuỳ theo mức độ gấp, bạn hãy ưu tiên làm từng việc một trước.
• Bạn có thể đưa việc này cho ai đó khác làm không? Ôm đồm công việc là một trong những lý do khiến chúng ta dễ bị burn-out. Thực tế là sẽ có 1 số task tuy gấp nhưng lại không thực sự quan trọng với bạn và bạn có thể đưa cho người khác làm. Điều này có thể áp dụng cả trong công việc lẫn cuộc sống. Ví dụ, một số task sẽ được hoàn thành nhanh hơn nếu bạn đưa cho đồng nghiệp làm vì họ có chuyên môn về thiết kế hay edit video.
• Có việc nào quan trọng nhưng bạn có thể làm sau không? Dự án dài hạn sẽ cần lên kế hoạch kỹ càng hơn. Một số task sẽ cần họp với team trước khi thực hiện. Bài presentation tuy quan trọng nhưng cuối tháng mới cần hoàn thành. Vậy hãy “tắt bớt” những ý nghĩ liên quan đến task này và tập trung vào những việc cần làm ngay lập tức đã nhé.
• Bạn có thể bỏ bớt việc đi được không? Sẽ có những cuộc họp bạn không cần tham dự. Có những việc ngoài tầm kiểm soát của bạn thì bạn cũng không thể làm gì ngay lúc này. Khi biết được ưu tiên của bản thân vào thời điểm hiện tại, bạn sẽ nhìn ra được những việc mình có thể bỏ bớt khỏi tâm trí để giải toả căng thẳng, dành thời gian hoàn thành những việc gấp khác hoặc nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân.

Châu sẽ thường vẽ ra matrix này trước khi bắt đầu tuần mới để phân định rõ ưu tiên của mình và team để thực hiện cho hiệu quả. Bạn có tips nào để làm việc hiệu quả hơn trong thời gian bận rộn, quá tải không? Comment cho Châu với nhé!