Tập cuối cùng của mùa Quaranstream thứ 3 rồi!
Vậy là mùa Quaranstream thứ 3 đã khép lại. Với tập cuối của #Quaranstream mùa 3, Châu thực sự vui vì đã mời được chị Thái Vân Linh, Nhà Sáng lập và Giám đốc Điều hành của TVL Group, công ty tư vấn tập trung vào đào tạo và phát triển kỹ năng cứng và mềm, cũng như các dịch vụ tiếp thị và xây dựng thương hiệu. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành, chị Linh là vị khách lý tưởng cho chủ đề mà rất nhiều bạn trẻ quan tâm hiện nay: làm thế nào để tìm được công việc như ý và làm việc hiệu quả trong mùa dịch?
Châu xin cảm ơn chị Linh đã dành thời gian cho buổi livestream này. Mong rằng những chia sẻ của buổi livestream sẽ mang đến cho mọi người những thông tin bổ ích, để các bạn nâng cao hiệu quả công việc trong thời gian này nhé!
Q: Câu hỏi đầu tiên là thời gian này hai chị ở nhà thế nào? Có thay đổi gì từ khi làm việc tại nhà không?
Chị Linh: Với chị thì khi work from home, chị sẽ phải sắp xếp một ngày làm việc kỹ càng. Nhà chị có hai bé nhỏ, tổng cộng là 6 người trong nhà với các nhu cầu khác nhau. Vì vậy chị phải biết trong một ngày mình cần làm gì. Từ thứ 2 đến thứ 6 chị sẽ có lịch khá giống nhau, làm gì cũng có giờ cố định.
Chị biết là thời gian này với những bạn sống một mình thì rất khó để mình tự thúc đẩy bản thân. Nên nếu mình có lịch trình và cảm thấy công việc hiệu quả hơn, thì sẽ dễ tìm động lực hơn.
Gần đây chị ngủ dậy lúc 4:30 sáng, tập thể dục, chuẩn bị bữa sáng, ăn sáng cùng gia đình, rồi làm việc đến chiều tối. Chị đã làm như thế hàng ngày từ khi giãn cách.
Châu: Vâng, hồi mới đầu ở nhà em cũng nghĩ là mình có thời gian nên làm việc bất cứ lúc nào cũng được. Nhưng như thế chỉ được một tuần thôi. Sau một tuần thì dễ mất động lực lắm, đang làm cái này lại nhảy sang làm cái kia. Vậy nên có kế hoạch rõ ràng, ưu tiên việc nào cần làm trong ngày rất quan trọng.
Q: Thời gian giãn cách này ảnh hưởng tới công việc của hai chị ra sao?
Chị Linh: Công việc của chị vẫn tiếp tục thôi. Mình cố gắng hoàn thành dự án đang làm, sáng tạo ra dự án mới, phân tích dữ liệu, thử nghiệm công việc. Chị làm việc như bình thường và cố gắng cải thiện mỗi ngày. Đừng nghĩ vì mọi người đang dừng lại nên mình cũng dừng lại. Thực tế là có nhiều người đang tiếp tục đi tiếp, nếu bạn dừng lại lúc này tức là bạn đang lùi.
Châu: Đúng vậy, dù hiện nay không thể ra ngoài gặp mọi người hay di chuyển để sáng tạo nội dung, em vẫn nghĩ lúc nào mình cũng có thể sáng tạo được. Những lúc nào bản thân em cảm thấy bị down mood mà không thể sáng tạo được, thì em chuyển qua trau dồi một số kỹ năng cho bản thân. Quan trọng là chúng ta không để bản thân nghỉ ngơi quá lâu, vì thời gian mình nghỉ mới khiến mình mệt mỏi hơn. Và nhất là phải cố gắng làm việc để khi hết giãn cách mình không bị hụt hẫng khi phải trở lại làm việc.
Chị Linh: Có nhiều người cũng hỏi chị sao ở nhà mà phải dậy sớm vậy? Chị thấy thời gian khi mọi người còn ngủ và mình thức dậy để từ từ làm việc là rất quý giá. Nên chị bắt đầu được 3 ngày nay, dậy lúc 4:20 phút. Chị để đồng hồ tuốt bên kia bàn để bắt buộc phải dậy. Từ 4:30 đến 5:30 sáng là chị thiền, tập thể dục, viết mục tiêu trong ngày một cách từ từ. Chị thích trong một ngày mình có thể tự quyết định sáng dậy làm gì. Vì vậy dậy sớm cho mình cơ hội từ từ làm những việc mình muốn.
Châu: Ngày xưa em có hiểu lầm là cứ phải thức khuya đến 3-4h sáng thì mới có sự sáng tạo được. Nhưng thực ra vì mình cứ nghĩ vậy nên cơ thể mình cũng thức khuya theo thói quen như thế. Giờ thì em dậy vào lúc khoảng 6 – 6:30 sáng. Mình dậy trễ quá thì mình sẽ không có thời gian cho bản thân, không suy nghĩ được khi cần có không gian riêng, nhất là với gia đình đông người.
Hi vọng là ai đang xem buổi live này sẽ có động lực mỗi ngày dậy sớm hơn 30 phút để được như chị Linh!
Q: Các bạn trẻ nên thích ứng ra sao với môi trường làm việc ở nhà, không có đồng nghiệp để kết nối, chia sẻ?
Chị Linh: Nếu bạn đang là sếp, bạn sẽ cần nghĩ sao để tiếp tục văn hoá làm việc cho nhóm của mình. Ngày xưa chị đi làm ở các công ty lớn thì được dạy là mỗi ngày chúng ta cần tương tác với nhau ít nhất một lần. Nên 2h chiều mỗi ngày, team chị đều online để cập nhật hoặc hỏi thăm nhau. Điều này hồi xưa đi làm văn phòng có thể không cần thiết, nhưng giờ làm việc online chị nghĩ rất hay để mọi người kết nối với nhau, ít nhất 30 phút mỗi ngày.
Team của chị dùng Asana để theo dõi công việc và dự án. Chị khuyến khích các bạn trong team lên Asana cập nhật mỗi ngày, thì khi gặp nhau cuộc nói chuyện cũng ý nghĩa hơn.
Châu: Khi mới ở nhà em cũng có sự bỡ ngỡ, vì em quen là có thể nói chuyện với mọi người hàng ngày và hỏi han công việc liên tục. Nhưng giờ thì em cũng bắt đầu thích làm việc online rồi, vì mình có thể đặt ra lịch trình tốt hơn. Ví dụ từ 9-10h mình biết mình phải làm xong việc này, sau đó có thể thiền 5-10 phút rồi làm tiếp mà không ai làm mình xao nhãng.
Khi thực sự bị down mood em cũng gọi điện cho bạn bè 10-15 phút thôi cũng được để cảm thấy được kết nối.
Q: Khi làm việc với đồng nghiệp hay khách hàng online thì nên chú ý điều gì để tránh hiểu sai ý nhau?
Chị Linh: Chị nghĩ cơ bản nhất mình phải lắng nghe, tìm hiểu nhu cầu của họ, và xác nhận là mình đã hiểu đúng. Đừng nghĩ mình cứ lặp lại một câu thì người ta sẽ hiểu, vì nếu đã hiểu nhầm ngay từ đầu thì việc lặp lại cùng một thứ là vô ích. Vậy nên cuối buổi họp nên tóm tắt các nhu cầu của khách hàng và follow up ra sao.
Thứ hai là mình phải giữ đúng timeline đã hứa. Đừng nên email nói khách phải thông cảm khi bạn trễ deadline. Câu “thông cảm” là chị rất không thích. Khi đã hứa thì mình nên cố gắng hết sức có thể để đạt mục tiêu đề ra.
Châu: Sau nhiều lần rơi vào trường hợp hiểu lầm khi họp online, em rút ra kinh nghiệm là mình phải thay đổi cách nói chuyện về công việc. Cần nói ngắn gọn, đủ ý, hiểu rõ mục đích của mình là gì, và check xem người kia đã hiểu đúng ý mình chưa. Em để ý một số bạn trẻ khi nhắn tin rất dài và nhiều ý nên dễ bị hiểu lầm.
Bên cạnh đó khi nhắn tin thì nên nhắn ở một nơi thôi, nếu không chúng ta dễ bị nhầm và sót ý.
Q: Những cuộc họp online khi nào thì cần thiết và nên tổ chức ra sao?
Chị Linh: Chắc chắn là vẫn cần họp online để hiểu sâu hơn về đối tác hoặc team của mình. Có những ngày chị họp từ 7h sáng đến 9h tối vì có đối tác bên nước ngoài. Chị thấy họp online rất tiện vì mình chỉ cần nhấn nút là chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác, còn trước đây thì phải di chuyển lên xuống xe, kẹt xe, mua cà phê… khá tốn thời gian. Đây là cơ hội để mình gặp được thêm nhiều người.
Châu: Em học được một tip khá hay. Khi họp online thì mình chỉ nên ra quyết định thôi chứ không phải lúc đó mới suy nghĩ ý tưởng, bàn bạc khá mất thời gian. Mình xác định trước là buổi họp của mình muốn đạt được cái gì thì sẽ hiệu quả hơn.
Chị Linh: Chị luôn có một quy tắc trong buổi họp là “đang ở đâu thì nên ở đó,” ý là cơ thể mình đang ở đâu thì bộ não mình cũng nên ở đó. Vì đôi khi dù đang ngồi họp nhưng tay mình trả lời email, suy nghĩ mình đang ở nơi khác, vv.. Mình không tập trung thì tức là mình đang phí thời gian. Thà là mình tập trung giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định, thì sau khi kết thúc buổi họp mình qua buổi họp khác luôn mà không phải suy nghĩ về quá khứ nữa. Đừng cố gắng làm nhiều thứ một lúc quá.
Q: Những thói quen nào chúng ta nên duy trì để làm việc ở nhà hiệu quả?
Chị Linh: Như chị có nói thì tốt nhất là mình nên lên lịch trình rõ ràng cho một ngày. Nhưng đây cũng là lúc chúng ta tận dụng thời gian ở nhà để kết nối với gia đình. Như chị thì sẽ ra ôm, chơi với con chị khoảng vài phút giữa những buổi họp. Dù ít ỏi nhưng rất quý giá.
Châu: Em có nghe là chị Linh cũng tập thiền đúng không ạ? Chị có thể chia sẻ thêm được không?
Chị Linh: Thiền là một chủ đề mà chị đã tìm hiểu nhiều năm nay rồi. Nhưng ngày trẻ có lẽ năng lượng của mình chưa đúng nên chị không thấy hiệu quả. Vài năm gần đây, sau khi sinh con, thì chị nhận thấy là dù mình cố gắng đến đâu cũng không thể kiểm soát được mọi thứ. Và đôi khi có những lúc trước mắt mình có 3-4 còn đường mà mình không biết chọn ra sao. Nên chị bắt đầu tin vào giác quan thứ 6. Chị tin là vũ trụ đang gửi cho mình một thông điệp, nhưng nếu mình không lắng nghe thì mình không thể biết đi hướng nào.
Và chị cũng dành nhiều thời gian để tìm hiểu phương pháp thiền khác nhau. Có một phương pháp là mình phải bỏ đi những suy nghĩ trong đầu, nhưng bộ não chị có quá nhiều suy nghĩ nên chị không thể theo cách này. Sau đó chị tìm ra thiền chủ động, tức là luyện cho mình suy nghĩ theo hướng nhất định.
Điều này giúp chị cảm thấy yên tĩnh hơn và tập trung nghĩ về những điều mình muốn. Vì nếu chúng ta suy nghĩ về những việc không có hiệu quả thì rất phí thời gian của mình. Nên mình chỉ nên nghĩ về những gì tốt cho cuộc sống của mình.
Khi mới bắt đầu thì chị học thiền trên Youtube, giờ thì chị đang dùng Mind Valley. Ứng dụng này cũng có nhiều khoá học về cải thiện bản thân và giúp chúng ta sống hiệu quả hơn.
Châu: Vâng, với em thì thiền thực sự rất tốt cho tâm trí và sức khoẻ của mình, nhưng nhiều bạn tâm sự với em là dù cố gắng thế nào cũng không ngồi yên được để thiền.
Chị Linh: Với chị thì ngồi yên là đang phí thời gian. Một ngày mình chỉ có 24 giờ, có tiền cũng không thể mua thêm. Vì vậy nếu mình chỉ ngồi một chỗ thì chị thấy rất không hiệu quả. Bên cạnh đó, tất cả mọi thành công trong cuộc sống đều bắt đầu từ 1 suy nghĩ. Nên nếu mình không nghĩ gì hết trong 15-30 phút thì lãng phí quá. Chị chọn thiền động là vì dù đang ngồi một chỗ, não mình vẫn suy nghĩ đến hướng đi tiếp theo.
Q: Với các bạn sinh viên ra trường trong hoàn cảnh dịch bệnh như hiện nay, thì nên chuẩn bị như thế nào?
Chị Linh: Nếu bạn là sinh viên năm đầu, chị khuyên bạn nên đi tìm việc. Vì nếu chỉ học giỏi, bảng điểm cao, tốt nghiệp trường uy tín, thì có quá nhiều người làm được như bạn. Kinh nghiệm thực tế mới khiến bạn khác biệt với nhà tuyển dụng. Nhà tuyển dụng muốn tìm được ứng viên có kinh nghiệm để khi bắt đầu làm việc sẽ làm quen nhanh hơn.
Sự thật là những kinh nghiệm bạn có khi đi học hoặc tham gia CLB, tổ chức sự kiện, không liên quan đến công việc thực tế. Nếu bạn thích tổ chức sự kiện, hãy thử sức ở một công ty tổ chức sự kiện. Tất nhiên bạn vẫn nên tham gia hoạt động CLB để giao lưu, kết bạn mới, nhưng đó không phải là cách bạn kiếm việc. Nhiều bạn sinh viên đang hiểu lầm điểm này.
Nếu bạn đang học năm 4, mà chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc, thì bạn có thể tạo một portfolio với mục đích thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy kỹ năng cứng của bạn, ví dụ như làm Excel hay Powerpoint trong những dự án trước đây. Chị thấy nhiều bạn làm trong agency hoặc thiết kế đồ hoạ đã có portfolio rồi, nhưng kể cả ngành tài chính, tiếp thị, phân tích dữ liệu, bạn vẫn có thể chuẩn bị portfolio này. Chính chị cũng từng làm như vậy khi đi phỏng vấn.
Q: Vậy trong thời gian giãn cách này các bạn trẻ có thể tập trung học hoặc lên kế hoạch cho công việc tương lai ra sao?
Chị Linh: Đúng là mình nên đi học, nhưng vấn đề là mình không biết những cái gì mình không biết. Mình không biết làm thế nào hoặc học gì để đến được nơi mình muốn.
Lời khuyên của chị là bạn nên tìm hiểu trước xem mình muốn gì, thay vì học nhiều thứ mà không đưa được đến nơi mình muốn, thì lại thành phí thời gian. Bạn có thể lên Linkedin hoặc trang web tuyển dụng để xem chức danh mình muốn đạt tới, họ yêu cầu kỹ năng gì. Nếu bạn vừa mới tốt nghiệp, hãy xem JD của một vị trí cao hơn nữa. Như vậy bạn có thể thấy những kỹ năng bạn phải học là gì, kinh nghiệm ra sao. Lưu ý là khi mình đặt mục tiêu, nên đặt cao hẳn lên chứ đừng đặt quá thấp nhé!
Châu: Chính bản thân em đôi khi cũng lo lắng vì thấy cái gì mình cũng chưa biết hoặc chưa đủ giỏi. Như chị Linh nói thì mình nên có mục tiêu để tập trung trau dồi những kỹ năng cần thiết cho ngành hoặc công việc mình muốn.
Chị Linh: Châu nói một ý rất đúng, đó là mình hãy nói là mình chưa biết, hoặc mình chưa thể làm, thay vì nói “không thể.” Như vậy mình mới có tư duy là mình có thể học và làm bất cứ thứ gì. Mục tiêu của mình có thể rất xa, nhưng không sao, mình chưa biết thôi, rồi dần dần mình sẽ làm được.
Châu: Vâng, đôi khi nói chuyện với khách hàng hoặc với đồng nghiệp em cũng nghĩ là mình nên thẳng thắn là mình chưa biết để xin lời khuyên của mọi người, từ đó mình sẽ học hỏi và tiến bộ trong những lần sau.
Q: Các bạn trẻ có thể tìm kiếm cơ hội làm việc trong nước hay ngoài nước ở đâu?
Chị Linh: Chị nghĩ là dù tìm việc trong nước hay ngoài nước thì vì những năm đầu mình chưa có kinh nghiệm, nên mình phải tìm được người sếp tốt.
Tất nhiên hầu hết thời gian mình sẽ làm những công việc công ty cần mình làm. Nhưng có 10-20% công việc sẽ giúp mình tiến xa hơn. Người quản lý của mình nên cho mình những cơ hội này. Tuy là thử thách nhưng nó sẽ giúp bạn có cơ hội phát triển.
Vì vậy, với chị quan trọng là con người chứ không phải là công ty. Khi bạn phỏng vấn, đó là cuộc nói chuyện hai chiều, nên bạn phải để ý xem người quản lý của mình là người như thế nào, họ có thời gian hay tư duy để giúp mình phát triển hay không.
Q: Các bạn trẻ nên tìm việc ở đâu trong mùa dịch?
Chị Linh: Chị nghĩ là vì giờ mọi thứ đã online hết rồi, nên nếu bạn không thể tìm một công việc full-time, bạn có thể tìm cơ hội làm part-time hoặc tư vấn với nhiều công ty khác nhau, thậm chí ở nước ngoài, vì họ cũng quen với làm việc từ xa rồi.
Bạn có thể tìm kiếm cơ hội với nhiều ngôn ngữ khác nhau, ví dụ như lên Google tìm tiếng Anh thay vì tiếng Việt, hay tiếng Nhật, Hàn nếu bạn du học ở những nước này. Mục tiêu ở đây là trên CV của mình không có khoảng trống. Nhà tuyển dụng tương lai sẽ hỏi tại sao bạn lại không có công việc gì vào thời gian này, thì nó cũng không hay. Bằng cách nào cũng nên tìm việc gì đó để làm.
Q: Những lưu ý khi phỏng vấn online là gì?
Chị Linh: Chị nghĩ là nó tương tự như phỏng vấn bình thường thôi. Việc bạn có được tuyển hay không phụ thuộc vào những câu trả lời của bạn. Vì vậy bạn cần chuẩn bị kỹ.
Chị thường chuẩn bị phỏng vấn bằng một bảng Excel. Chị lên danh sách những kỹ năng, yếu tố mà công việc này yêu cầu, ví dụ như kỹ năng excel, làm hợp đồng, thuyết trình, gặp khách… Sau đó chị sẽ suy nghĩ một câu chuyện chứng tỏ khả năng của mình theo từng phần kỹ năng đó. Nếu có 10 kỹ năng thì mình không cẩn kể 10 câu chuyện, nhưng với mỗi câu chuyện mình nghĩ xem có thể thể hiện bao nhiêu kỹ năng họ yêu cầu.
Một buổi phỏng vấn 30 phút thì bạn nên chuẩn bị khoảng 7 câu chuyện. Mỗi câu chuyện bạn nên đi khá sâu. Chị hay dùng một technique gọi là STAR. S-story là câu chuyện mình định kể. T-task là nhiệm vụ mình cần phải làm. A-action là những gì bạn đã làm trong dự án. Và R-results là kết quả.
Phần kết quả là phần quan trọng nhất. Khi làm trong một dự án, các bạn trẻ thường chỉ biết công việc của mình là gì và nghĩ kết quả đã có người quản lý lo. Nhưng bạn PHẢI biết kết quả dự án bạn làm là gì khi đi phỏng vấn. Nếu không bạn chỉ là con robot làm theo những gì người khác bảo mà thôi. Đó chính là kỹ năng để bạn phỏng vấn thành công.
Q: Với những bạn đã chuẩn bị kỹ rồi nhưng đến lúc phỏng vấn lại run quá thì chị Linh có lời khuyên gì không?
Chị Linh (cười): Chị cười vì nghĩ lại hồi xưa mình đi phỏng vấn cũng rất hay run. Chị thường đến buổi phỏng vấn khoảng 1 tiếng trước giờ hẹn, vì chị sợ kẹt xe, đụng xe hay vấn đề gì đó. Trong 1 tiếng chờ đợi thì chị uống cà phê để mình có nhiều năng lượng hơn. Đến lúc này là mình không thể ôn bài được nữa nên mình phải chuẩn bị tư duy và năng lượng cho tốt.
Khi mình lo lắng thì chị luôn nhắc nhở bản thân rằng, đây là chuyện tốt. Nhiều người khuyên rằng bạn nên thiền hoặc hít thở thật chậm, thật sâu để bình tĩnh. Tuy nhiên như vậy lại khiến chúng ta trở lại trạng thái “bình thường,” mà việc phỏng vấn thì lại là một sự kiện “ngoại lệ.” Nó nên khiến chúng ta phấn khởi. Nó nên nhắc chúng ta rằng đây là một cơ hội tốt.
Vì vậy khi tim mình đập nhanh và mình cảm thấy khẩn trương hơn, hãy thay đổi suy nghĩ trong đầu mình. Hãy nghĩ rằng đây là sự phấn khởi. Tận bây giờ, trước khi lên sân khấu phát biểu, chị vẫn thấy hồi hộp. Thì chị phải lập tức điều chỉnh suy nghĩ, chị cho phép bản thân chấp nhận cảm xúc đó. Như vậy mình sẽ không còn sợ hãi nữa và tự tin hơn.
Q: Một lời khuyên cuối cùng của chị cho các bạn sinh viên mới ra trường trong thời gian này?
Chị Linh: Bản thân chị khi còn trẻ cũng hay hoang mang về tương lai. Vì mình nghĩ là mình đã tập trung học hành rất chăm chỉ rồi, vậy thì kết quả sẽ ra sao? Công việc tôi đang làm có đáng không? Tôi nên đi hướng này hay hướng kia? Rất nhiều câu hỏi trong đầu khiến chị stress khi còn trẻ.
Giờ thì chị thấy chị lúc hai mấy tuổi còn ngây thơ lắm. Nếu có cơ hội chị sẽ muốn nói với chị hồi đó là hãy bình tĩnh. Mọi chuyện rồi sẽ ổn thôi và mình sẽ hạnh phúc. Bạn phải tin tưởng vào điều đó.
Giống như chuyện lấy chồng. Sau 30 tuổi thì mình cũng cảm thấy khẩn trương hơn một chút. Nhưng có những chuyện mình không thể kiểm soát. Mình có thể làm việc chăm chỉ, ôn bài rất kỹ, nhưng việc gặp được một anh chàng dễ thương đúng ý mình thì không thể kiểm soát được. Mình không thể biết khi nào hoặc thế nào mà bạn ấy sẽ xuất hiện. Tuy vậy hồi đó chị vẫn suy nghĩ một chút đấy!
Giờ thì chị hiểu là mọi chuyện rồi sẽ ổn thôi. Bạn cứ yên tâm, mình cố gắng chăm chỉ, mình là người tốt bụng, vui vẻ, tích cực, thì cuộc sống sẽ ngày một tốt hơn, mình sẽ hạnh phúc hơn. Nếu có máy thời gian chị cũng không muốn trẻ lại. Chị thích bản thân mình ở hiện tại hơn tất cả những năm trước đây. Chị tin tương lai sẽ còn tốt hơn hiện tại.
Nếu bạn tin tưởng thì một ngày bạn sẽ rất hạnh phúc.
Châu: Vâng đúng rồi, từ nay em cũng sẽ tin tưởng như vậy. Mình cứ là người tốt thì việc tốt mới đến với mình đúng không chị Linh? Rất cảm ơn chị đã tham gia vào buổi live ngày hôm nay, em đã học hỏi được rất nhiều!
Xem thêm những tập #Quaranstream mùa 3 trên website và Youtube của Châu nhé!
CHIA SẺ BÀI VIẾT!
Có thể bạn cũng thích
