Làm việc thông minh chứ đừng chăm chỉ

Châu nhận thấy một điều rằng làm việc siêng năng không có nghĩa là làm việc hiệu quả. Nếu bạn đã làm việc nhiều giờ tại công ty và vẫn sẵn sàng đem công việc về nhà để giải quyết tất cả mọi thứ mình được giao, hoặc luôn dành rất nhiều giờ để hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất nhưng dường như hiệu suất của bạn không được cải thiện, thì vấn đề của bạn có thể là phải làm việc một cách thông minh hơn.

Nhà văn Pháp Antoine de Saint-Exupéry đã nhấn mạnh trong hồi kí của mình rằng: “Sự hoàn hảo đạt được cuối cùng không phải khi chúng ta không còn gì để thêm vào mà là khi chúng ta không còn gì để bỏ đi”. Hóa ra đây chính là chìa khóa để giải quyết mọi vấn đề. Bạn sẽ làm việc rất hiệu quả nếu biết cách để đơn giản hóa mọi việc, vì khi đó bạn sẽ tìm ra con đường ngắn nhất để hoàn thành nó. Những người thành công thường chỉ tập trung thời gian của họ vào những ưu tiên chính và suy nghĩ làm thế nào để mọi việc diễn ra suôn sẻ nhất. Nghe có vẻ dễ nhưng để hiện thực hóa nó là cả một quá trình đấy!

1. Nâng cao năng lực

Đầu tiên, để làm việc được hiệu quả thực sự, Châu luôn chú ý nâng cao kiến thức và kỹ năng của bản thân. Đơn giản như về phần công nghệ: hiện nay có vô vàn app, website, công cụ để quản lý công việc và thời gian hiệu quả. Tại sao không thử download, tìm hiểu sử dụng những công cụ này để giúp mình làm việc năng suất hơn? Hoặc, nhiều khi Châu thấy ngày làm việc trôi qua không hiệu quả là do mình cứ phải đi mày mò cách làm file excel, sắp xếp email, dựng ppt… trong khi những kỹ năng này có thể đi học thêm để tối ưu hoá thời gian và công sức của mình. Châu nghĩ đó là bước đầu tiên để trở thành người làm việc thông minh hơn.

2. Bỏ bớt những phần “râu ria”

Châu thường có quá nhiều suy nghĩ xem nên bắt đầu từ đâu mỗi khi thực hiện một dự án mới. Kết quả là Châu luôn xây dựng cho mình một danh sách việc cần làm vô cùng cồng kềnh. Đó là một sự hạn chế lớn ngăn cản bạn làm việc hiệu quả vì bạn chưa hướng được năng lượng của mình vào đúng những nhiệm vụ thật sự quan trọng. Thay vào đó, bạn nên tập cách giữ cho to-do-lists của mình thật gọn gàng và súc tích bằng cách chỉ tập trung vào 3-5 đầu việc quan trọng nhất.

Ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng, cấp bách nhất rồi mới chuyển sang các nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Điều chỉnh được việc này bạn sẽ cảm thấy giảm đi sự lo lắng. Ngoài ra, những công việc quan trong bạn nên thực hiện vào buổi sáng vì nếu bạn để muộn, bạn sẽ còn ít thời gian để xử lý chúng một cách hiệu quả.

3. Đo lường kết quả, đừng đo lường thời gian.

Việc thiết lập khung thời gian làm việc cố định cho bản thân là một điều cần thiết nhưng nó không nên là thước đo cho sự hiệu quả của bạn. Có những lúc Châu muốn chứng minh bản thân thật năng suất bằng cách dành cả một buổi sáng 4 tiếng đồng hồ để làm việc. Tuy nhiên, sau đó Châu lại mang một cảm giác tiếc nuối vì đã dành 4 tiếng đó để làm đúng một việc mà đáng lẽ mình có thể làm nó nhanh hơn. Việc này sẽ rất dễ gặp nếu các bạn không có chủ đích rõ ràng khi bắt tay vào làm. Hãy tự hỏi bản thân: Điều gì sẽ tốn ít thời gian nhất và mang đến ảnh hưởng lâu dài nhất?

4. Điều chỉnh thái độ

Một nghiên cứu chỉ ra rằng  bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu có một “thái độ tích cực”. Những người mang “thái độ tích cực” sẽ luôn chủ động quản lý trong mọi việc bất cứ khi nào họ có thể. Ngoài ra, có một thái độ tốt trong công việc còn giúp bạn chủ động học hỏi, lên kế hoạch, vạch ra những tiêu chuẩn cho bản thân mình, giúp bạn có trách nhiệm và luôn có sự cầu tiến để làm việc hiệu quả.

Ngoài ra, tập luyện một thái độ tích cực, cầu tiến sẽ giúp bạn có sự phản xạ nhanh nhạy khi công việc hay vấn đề ập đến, và tìm ra cách giải quyết đơn giản mà thấu đáo trong mọi trường hợp.

5. Giao tiếp

Châu luôn ý thức được mình phải luyện tập kĩ năng giao tiếp và hợp tác với mọi người. Châu tin rằng bất kể bạn là freelancer, là CEO hay là nhân viên thì sẽ có lúc bạn phải làm việc với người khác. Khi đó, kĩ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn truyền đạt một cách chính xác nhất và tránh những trường hợp lãng phí thời gian do hiểu lầm ý của nhau. Bên cạnh đó, bạn sẽ được mọi người hỗ trợ tốt nhất để hoàn thành phần việc của mình.

6. Tự động hóa nhiều nhiệm vụ hơn

Hãy giảm số lượng quyết định bạn phải đưa ra trong một ngày. Ví dụ, Mark Zukerberg chỉ mặc đúng một loại trang phục đó để đi làm trong nhiều năm. Việc này giúp anh ấy bỏ đi được một việc cần phải quyết định mỗi ngày để tập trung cho các công việc khác quan trọng hơn.

Đây không có ý nói bạn chỉ nên ăn một món và mặc một bộ đồ giống nhau mỗi ngày. Tất nhiên là Châu sẽ không thể mặc đồ như anh Mark, vì bản chất công việc của Châu phải chọn quần áo rất kỹ lưỡng. Nhưng Châu sẽ bớt đi những lựa chọn khác, ví dụ như đặt lịch trả tiền điện nước tự động hàng tháng cũng là một cách để cuộc sống của Châu hiệu quả hơn. Những điều nhỏ nhặt như vậy nghe có vẻ chẳng ảnh hưởng gì nhưng đôi lúc nó đã âm thầm lấy đi không ít năng lượng và thời gian của bạn trong một ngày đó.

7. Đừng làm việc đa nhiệm (multi-task)

Châu thật sự khuyên mọi người không nên nghĩ rằng mình có thề là một người đa nhiệm. Nhà khoa học thần kinh Earl Miler đã cho biết: “Mọi người không thể làm tốt nhiều công việc một lúc, khi họ bảo họ có thể làm được nghĩa là họ đang tự huyễn bản thân. Bộ não con người rất giỏi trong việc tự huyễn hoặc bản thân”. Vì vậy, hãy đơn giản là chỉ cần chuyển sự chú ý của mình từ việc này sang việc khác một cách tuần tự và có sự sắp xếp. Hãy tập trung vào một nhiệm vụ cần phải hoàn thành, sau khi hoàn tất, bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ khác.

8. Tận dụng sự trì hoãn (procrastination) của bản thân 

Điều này nghe có vẻ ngược ngạo nhỉ? Theo Định luật Parkinson, “Nếu bạn đợi đến phút cuối cùng, bạn chỉ mất một phút để thực hiện”. Tuy nhiên, mọi người đừng hiểu lầm như kiểu ‘nước đến chân mới nhảy’ nhé . Bạn hãy thử áp dụng cách thức này như cách Châu có chia sẻ trong bài viết Những cách giúp Châu chống lại “PROCRASTINATION”. Phương pháp đó chính là giả lập một deadline trước ngày deadline thật. Đó sẽ là một áp lực tích cực cho bạn để hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả.

9. Giảm stress

Stress là kẻ thù số một đối với hiệu quả công việc. Sự căng thẳng gây ra những tác động lên thể chất, cảm xúc, hành vi và kể cả sức khỏe, năng lượng, sự tỉnh táo của bạn dành cho công việc. Bạn có thể tham khảo những cách Châu hay áp dụng ở bài viết Thói quen giảm stress của Châu. Hơn nữa, hãy tập  chủ động lên kế hoạch tiếp theo cho công việc, cách này sẽ giúp bạn phần nào đạt được những kỳ vọng của bản thân và giảm căng thẳng, lo lắng không cần thiết.

10. Làm nhiều hơn những công việc mà bạn thích

Chúng ta phải thực tế rằng không phải ai cũng may mắn được làm những gì mình yêu thích để kiếm sống. Ngay cả khi bạn theo đuổi ước mơ cũng sẽ có những nhiệm vụ bạn không thích làm. Trong trường hợp đó, hãy hoàn thành xong các công việc khác một cách nhanh chóng hơn và dành nhiều thời gian hơn cho việc mà bạn thực sự yêu thích. Bạn sẽ cảm thấy mình vẫn làm tròn trách nhiệm đồng thời được truyền cảm hứng, thử thách và năng suất hơn.